TRANSFERÈNCIA I ELIMINACIÓ DE DOCUMENTS

La Unitat de Servei d’Arxiu i Gestió de Documents de la UdL és l’encarregada del registre i eliminació de les fitxes, els treballs i els exàmens de l’alumnat, seguint les normes de conservació de la UdL.

TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS A L’ARXIU PER A CONSERVAR / PRESERVAR

Consulteu els procediments i formularis de transferència dels documents:

• Procediment: transferir documents a l’arxiu per a la seva conservació
• Procediment: transferir documents a l’arxiu per a la seva conservació (flux)
• Formulari de transferència de documents a conservar
• Full de càlcul de càrrega per a l'aplicació de gestió documental

TRANSFERÈNCIA DE DOCUMENTS A L’ARXIU PER A ELIMINAR

Consulteu els procediments i formularis de transferència dels documents:

• Procediment: transferir documents a l’arxiu per eliminar
• Procediment: transferir documents a l’arxiu per eliminar (flux)
• Instrucció operativa: transferir exàmens i/o treballs per a eliminar
• Formulari de transferència de documents a eliminar
• Full de càlcul de càrrega per a l'aplicació de gestió documental

A continuació, podeu consultar alguns dels paràmetres que cal omplir en el formulari:

• Núm. d’ordre: el valor que correspon la quantitat de capses que envieu per eliminar. Ex. 1, 2, 3…; 1-2…
• Codi de classificació: el codi que correspon a exàmens, treballs o fitxes d’estudiants, M1026 exàmens i treballs i, M1023 relacions i fitxes d’estudiants.
• Descripció: el nom que correspon a les assignatures de les quals elimineu els exàmens, treballs o fitxes d’estudiants.
• Dates extremes: els anys dels cursos acadèmics dels quals elimineu els exàmens, treballs o fitxes d’estudiants. Ex. 2014-2024.

Tant la petició de capses com el formulari de sol·licitud d’eliminació de la documentació, s’han de tramitar per correu electrònic a arxiu@udl.cat.

Les capses amb els exàmens, treballs i fitxes d’estudiants han d’indicar el vostre “nom” i que van adreçades a: Arxiu i Gestió de Documents. 0.15.

Per qualsevol altra consulta adreceu-vos a arxiu@udl.cat o a l’extensió 2017.

ELIMINACIÓ DE DOCUMENTACIÓ

Protocols d’eliminació d’exàmens, treballs i fitxes de l’alumnat.

EXÀMENS

Destrucció total quan l’acta de qualificació de l’examen sigui ferma (transferència a l’Arxiu i Gestió de Documents per a la seva eliminació) i conservació dels models d’exàmens i criteris de correcció.

No s’eliminaran, els exàmens i documents que formin part d’un procés de revisió o que formin part d’un recurs presentat per via administrativa i judicial. O altra causa justificada comunicada a Arxiu.

TREBALLS

Destrucció total quan la qualificació del treball sigui ferma (transferència a l’Arxiu i Gestió de Documents per a la seva eliminació).

Transcorregut 1 any, els treballs que no hagin estat reclamats pels estudiants, seran eliminats. No s’eliminaran, els exàmens i documents que formin part d’un procés de revisió o que formin part d’un recurs presentat per via administrativa i judicial.

FITXES D’ESTUDIANT

Eliminació a partir de l’acabament del curs acadèmic, en el termini d’un any.